許多公司行號、服務業者，陸續開始使用 Google 日曆來作為員工排班、休假、安排行程的重要工具，但相信不管是主管也好，還是個人也好，在使用 Google 日曆時都會發現，若沒有明顯的區隔，很容易將公事行程與私人行程混為一起，也會讓日曆頁面密密麻麻、行程看錯的狀況不斷發生。而這次 David 除了要教大家如何與他人共用 Google 日曆之外，還要告訴大家怎麼做才能將公事與私人日曆區分開來，徹底解決大家在看日曆時眼花撩亂、行程看錯的狀況。話不多說，我們直接進入正題。
如何建立公用 Google 日曆
第一步 – 建立新日曆
當今天自己是公司的主管、店家的店長時，想要讓底下的同事知道公司、門市的行程或是排休時間，可以透過 Google 日曆「我的日曆」內的「建立新日曆」功能，將所有同事拉進同一個日曆中。
第二步 – 日曆名稱、說明、地點填寫
進入「建立新日曆」頁面後，使用者即可開始替新的日曆進行名稱、說明以及地點的設定。而這些設定並非必填項目，只是可以讓共用這個日曆的同事們知道，這個日曆的用途是什麼，以及為何會有這個日曆的存在。
第三步 – 與特定使用者共用日曆
當上個步驟的內容填寫完畢後，使用者就可以透過下方的「與特定使用者共用日曆」的功能，將同事們拉入即將建立完成的 Google 日曆中。切記，每當輸入完一個新的使用者後，請務必點擊最右側的「新增使用者」，並檢查下方是否有出現該帳號，才能確定每個帳號都有完整的加入 Google 日曆中。新增完畢後請點擊最下方的「建立日曆」，這麼一來建立新日曆的動作就完成了。
第四步 – 檢視是否成功加入
當完成建立新日曆的設定後，即可在左側看到剛剛建立的新日曆名稱。必須注意的是，由於這個步驟尚未建立任何行程與區分顏色，所以日曆上看不到任何關於這個新的日曆的相關行程。接下來，David 要來教大家怎麼新增新日曆的行程表，以及教大家如何透過顏色來區分各個帳號的行程。
如何使用不同顏色來區分不同帳號的活動行程
第五步 – 建立新活動
當新日曆建立完成後，使用者即可在 Google 日曆上開始新增活動。而新增活動的方式，與前幾篇常用的建立活動方式一樣，都是直接點擊欲加入行程的日期，然後再點擊小視窗中的「編輯活動」，這麼一來就能開始進行活動新增。這邊有個小秘訣要告訴大家，若只是單純的想要建立新活動，並沒有要分享給特定對象、預先將檔案存放在當天行程中，大家可以直接在紅色框框中進行活動建立的動作，這麼一來就不用進入頁面中一個一個設定。要注意的是，若這個新活動是要建立於公共日曆上，建立活動前請點選小視窗中的日曆，即可選擇活動建立的位置。
第六步 – 日曆選擇
若當天活動有必要事先將檔案上傳，或是想要邀請更多與會人士一同修改日曆內容，可以直接進入行程的編輯頁面中進行設定。必須注意的是，在儲存該行程時，請先在頁面中的「日曆」選項中選擇分享位置，才不會讓私事建立在公用日曆、公事建立於私人日曆中的狀況發生。當活動建立完成後，一樣點選左上角橘色儲存按鍵，這麼一來就完成活動的建立。
第七步 – 檢視是否正確
當活動建立完成後，即可在已受邀加入公用日曆的私人帳號中掌握所有公事行程。
第九步 – 顏色更換
若覺得公用日曆與私人日曆的顏色同色或過於接近，甚至覺得這個顏色不喜歡，有可能發生區分不明顯、看錯行程的狀況時，可以透過左側「我的日曆」中的公用日曆旁的倒三角形選項來進行調整，顏色共多達 24 種，讓使用者可以清楚的區分所有在同一個私人帳號中顯示出來的所有公私用日曆行程，再也不會發生區分不明顯、看錯行程的狀況。
Google 日曆是個相當實用的工具，不僅能應用在公司行號，就連每個月需要排班、排休的服務業、餐飲業，也可以透過 Google 日曆來進行人員輪調，可用的範圍相當廣泛。再搭配可以使用不同顏色來區分公私用行程表，徹底解決使用者看錯行程的狀況，是個既實用又相當貼心的工具之一。若你目前正是煩惱使用何種工具才能將員工行程、排班排休整理好的主管，Google 日曆是個你值得一試的好工具。
