生活中，總是會遇到身體不舒服或是臨時有事必須請假，沒辦法第一時間通知所有寄件者的狀況，對於不知情的寄件者來說，若有重要的事情必須透過 Gmail 信件通知，就有可能發生信件寄了卻遲遲等不到回應的狀況。為了讓來信的寄件者都能清楚知道收件者目前是休假狀態，Gmail 提供非常好用的外出或休假回覆，當寄件者在休假時間內來信，Gmail 系統就會主動回覆信件，讓寄件者能清楚知道，收件者目前在休假狀態中，不會這麼快回覆信件。
第一步 – 開啟 Gmail，並點選右上角的齒輪圖示，找到「設定」選項
設定 Gmail 外出或休假回覆，首先必須透過電腦的網頁瀏覽器開啟 Gmail 服務，接著再從右上角的齒輪圖示中找到「設定」選項，點選「設定」選項後即可進入 Gmail 設定頁面。
第二步 – 向下捲動直到找到「休假回覆」
進入 Gmail 設定頁面後，請直接將頁面滾動至最下方，找到「休假回覆」功能。
第三步 – 勾選「開啟休假回覆」，並設定設定休假期間與回覆內容
找到「休假回覆」功能後，請先點選「開啟休假回覆」，接著陸續在休假日期、主旨、郵件內容中輸入想要的內容，比方說休假期間從何時開始、何時結束，或是回覆信件的主旨與內容，用戶可以自訂所有內容。
第四步 – 儲存設定
休假回覆內容輸入完畢後，若要限定只回覆給「通訊錄」中的聯絡人，請直接勾選最下方的「只將回覆傳送給我通訊錄內的聯絡人」。相反的，若希望所有寄件者都能收到休假回覆，則不須勾選下方選項。設定完成後只要點選最下方的儲存變更，即可完成整個外出或休假回覆的設定。
對於不少對外聯絡的窗口，像是公關、專案人員，甚至是業務人員與主管來說，幾乎都要隨時與客戶保持聯絡，有任何公事時都得第一時間回覆對方，才能維持雙方在案子上的進度與互動。但人並非鐵打的，也是有因身體不舒服需要休息的時候，這時若能透過 Gmail 的外出或休假回覆來自動回覆寄件者，那倒也是一個讓客戶知道自己處於休假狀態的好方法。不過，要提醒大家，若已經休完假回到公司上班了，請記得檢視一下此功能是否已經關閉，不然每次客戶或是親友寄信給你的時候，都會收到系統自動寄出的休假信件，這樣可能會造成一些不必要的問題，請務必檢視。
